Emitir nota fiscal eletrônica é uma realidade inescapável para qualquer negócio sério no Brasil.
Se você ainda sente aquele incômodo ao pensar em documentação fiscal, saiba que não está sozinho: muitos empreendedores enfrentam essa dor constantemente.
A boa notícia? Emitir nota fiscal eletrônica é muito mais simples do que parece, e com as mudanças regulatórias de 2025-2026 ficou ainda mais fácil.
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento fiscal com existência 100% digital que substitui os modelos em papel. Emitida através de um arquivo XML assinado digitalmente, ela registra operações comerciais (vendas de produtos ou prestação de serviços) e é transmitida automaticamente ao Fisco.
Diferente da nota fiscal tradicional, é obrigatória para a maioria das empresas e microempreendedores, oferecendo segurança jurídica, rastreabilidade fiscal e integração automática com a Receita Federal.
Este artigo funciona como seu manual definitivo. Aqui você encontrará tudo o que precisa saber: desde os requisitos essenciais até o passo a passo prático, passando pelos softwares disponíveis, os erros mais perigosos e as mudanças que entram em vigência em 2026.
Por que emitir nota fiscal eletrônica em 2026?
A obrigatoriedade da NF-e varia conforme o enquadramento tributário, mas o cenário está se tornando cada vez mais abrangente. A partir de janeiro de 2026, algumas mudanças significativas entram em vigor:
Regime Normal (Lucro Real e Presumido): Já emitem NF-e obrigatoriamente. A partir de janeiro de 2026, passam a informar os novos tributos IBS e CBS, que ganham valor jurídico.
Simples Nacional e MEI: Continuam com emissão obrigatória, mas a inclusão do IBS/CBS só será exigida a partir de 2027.
Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): Torna-se obrigatória em padrão nacional a partir de janeiro de 2026, simplificando operações de empresas que atuam em múltiplos municípios.
Na prática, isso significa que sua empresa precisa estar preparada agora. Esperar pode resultar em multas, rejeições de notas e até suspensão do CNPJ.
Requisitos obrigatórios para emitir nota fiscal eletrônica
Antes de colocar a mão na massa, você precisa cumprir alguns requisitos não-negociáveis. Pense neles como a “entrada” do processo.
1. Certificado digital válido
O certificado digital é a assinatura eletrônica da sua empresa. Sem ele, você não consegue assinar nenhum documento fiscal.
Tipos disponíveis:
- A1: Armazenado no computador, validade de 1 ano, ideal para emissão frequente
- A3: Em formato físico (token ou cartão), validade de até 3 anos, mais seguro
Custos: Certificados para pessoa jurídica custam entre R$ 170 e R$ 600, dependendo da autoridade certificadora e da validade. Para MEI especificamente, a faixa é de R$ 170 a R$ 250.
Onde obter: Junto a autoridades certificadoras credenciadas pela ICP-Brasil, como Caixa Econômica Federal, Serasa ou Receita Federal.
2. CNPJ ativo e regularizado
Sua empresa precisa estar registrada na Receita Federal com CNPJ ativo. Verifique se há alguma pendência ou irregularidade cadastral junto à Junta Comercial e aos órgãos estaduais.
3. Credenciamento junto à SEFAZ
A Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado autoriza quem pode emitir NF-e. Este credenciamento geralmente é feito:
- Pelo portal e-Fazenda ou similar do seu estado;
- Sem necessidade de documentos presenciais (processo 100% online);
- Com resposta em poucos dias úteis.
4. Software/Emissor de NF-e autorizado
Você precisa de uma ferramenta para gerar as notas. As opções variam bastante em funcionalidades e custo.
5. Acesso à internet estável
Não é possível emitir NF-e sem conexão, pois a transmissão ao servidor da SEFAZ é em tempo real.
Tipos de nota fiscal eletrônica: qual usar?
Um erro frequente é usar o tipo errado de nota. Cada operação exige um modelo específico.
| Tipo | Uso | Documentação ICMS | Crédito de Imposto | Público |
| NF-e (Modelo 55) | Circulação de mercadorias entre empresas ou indústria; operações interestaduais | Sim | Sim, para compradores contribuintes | Pessoa Jurídica |
| NFS-e | Prestação de serviços; emitida junto à prefeitura | Não (baseado em ISS) | Não | Autônomos, profissionais liberais, prestadores |
| NFC-e (Modelo 65) | Vendas no varejo ao consumidor final | Não obrigatório | Não, pois consumidor final não é contribuinte | Consumidor direto |
| NFA (Nota Fiscal Avulsa) | Emissão eventual para quem não tem credenciamento; operações específicas | Sim | Sim | MEI, produtores rurais (situações especiais) |
Dica prática: Se você vende para consumidor final numa loja, use NFC-e. Se vende para outra empresa (B2B), use NF-e. Se presta serviço, use NFS-e.
Passo a passo: como emitir nota fiscal eletrônica
Agora vem a parte que você realmente quer: o processo prático.
Etapa 1: Preparar os dados essenciais
Antes de tocar em qualquer software, organize todas as informações:
Dados do seu negócio (emissor):
- Razão social e nome fantasia
- CNPJ
- Inscrição Estadual (IE)
- Endereço completo
- Regime tributário (Simples, Lucro Real, Lucro Presumido, MEI)
Dados do cliente (destinatário):
- Nome completo ou razão social
- CPF ou CNPJ
- Inscrição Estadual (se aplicável)
- Endereço completo
Dados dos produtos/serviços:
- Descrição detalhada
- Quantidade
- Valor unitário
- Código de classificação (NCM para produtos, código de serviço para NFS-e)
- Código fiscal da operação (CFOP)
Revisar uma segunda vez antes de iniciar a emissão. Dados incorretos são a causa número um de rejeição.
Etapa 2: Escolher o software emissor
A escolha do emissor depende do seu volume de operações e orçamento.
| Tipo | Custo | Vantagens | Limitações |
| Gratuito (SEBRAE/SEFAZ) | R$ 0 | Sem mensalidades; funcionalidades básicas; acesso universal | Sem suporte técnico formal; sem cálculo automático de impostos; interface simples; falta integração com outros sistemas |
| Pago (nuvem/SaaS) | R$ 50–500/mês | Suporte técnico; cálculo automático; integração com estoque e financeiro; emissão rápida (3x mais veloz que gratuito); envio automático de e-mail; relatórios | Investimento mensal; pode ter limite de notas por plano |
| ERP completo | R$ 200–2000/mês | Emissão integrada a toda operação; automação fiscal avançada; compatível com reformas tributárias futuras | Investimento elevado; melhor para empresas maiores |
Recomendação para iniciantes: Comece com o emissor gratuito do SEBRAE. Se crescer e a operação ficar tediosa, migre para um pago.
Etapa 3: Realizar o credenciamento na SEFAZ
- Acesse o portal do seu estado (encontre em
- www.nfe.io
- ou portal específico);
- Faça login com seu certificado digital;
- Preencha o formulário de credenciamento;
- Aguarde a aprovação (geralmente 2–5 dias úteis);
- Receba a confirmação por e-mail.
Etapa 4: Emitir a nota na prática
Dentro do software emissor (usando SEBRAE como referência):
- Acesse o sistema com suas credenciais de login
- Selecione “Emitir Nova NF-e” ou opção equivalente
- Preencha dados do prestador (sua empresa) e data da operação
- Insira dados do cliente: nome, CPF/CNPJ, endereço, IE (se houver)
- Descreva o produto ou serviço com clareza; seja específico
- Informe os valores: quantidade, preço unitário, valor total
- Configure a tributação: CFOP, NCM (se produto), CST, alíquotas ICMS/ISS
- Revise tudo: Uma última verificação evita rejeições
- Clique em “Emitir” ou “Finalizar”
- Baixe o arquivo XML e a representação em PDF (DANFE)
- Envie para o cliente por e-mail ou WhatsApp
O processo todo leva entre 2 a 10 minutos na primeira vez. Com prática, reduz para 1–2 minutos.
Softwares e emissores recomendados em 2026
Conheça a seguir os principais softwares e emissores recomendados em 2026 para emitir nota fiscal eletrônica.
Gratuitos
- SEBRAE Emissor: Sistema oficial do SEBRAE, sem custo, ideal para MEI e microempresas
- Emissor SEFAZ de cada estado: Alguns estados oferecem versões próprias
- Portal Nacional de NFS-e (gov.br): Para serviços (a partir de 2026)
Pagos com melhor custo-benefício
- Bling: A partir de R$ 75/mês, com integração de estoque
- Asaas: Integra emissão, recebimento e gestão financeira
- Nuve: Focado em MEI e pequenas empresas
- Sistema já utilizado pela empresa: Se você usa um ERP, geralmente já possui módulo fiscal integrado
Dica: Muitos softwares oferecem período de teste gratuito (30 dias). Use esse tempo para escolher.
Custos e investimentos: quanto realmente custa?
Vamos colocar números na mesa para você fazer o cálculo de ROI.
| Item | Investimento Inicial | Custo Recorrente | Validade/Frequência |
| Certificado Digital A1 | R$ 170–250 | R$ 170–250 | Anualmente |
| Certificado Digital A3 | R$ 300–600 | Renovação a cada 3 anos | A cada 3 anos |
| Software Gratuito (SEBRAE) | R$ 0 | R$ 0 | Permanente |
| Software Pago (SaaS) | R$ 0 | R$ 50–200/mês | Mensal |
| ERP Fiscal Completo | R$ 0–2000 | R$ 200–2000/mês | Mensal |
| Treinamento/Consultoria | R$ 200–1000 | Opcional | Conforme necessário |
Custo mínimo mensal: R$ 0 (se usar gratuito + reutilizar certificado do ano anterior)
Custo típico PME: R$ 50–150/mês (software pago básico + renovação de certificado diluída)
Erros críticos que resultam em multas e rejeições
Segundo a Receita Federal e secretarias estaduais, estes são os vilões:
1. Dados incompletos ou incorretos
Erro: Preencher CNPJ errado do cliente, CEP incorreto ou omitir inscrição estadual.
Consequência: Rejeição imediata pela SEFAZ; nota não tem validade.
Como evitar: Revise os dados do cliente duas vezes antes de transmitir. Mantenha um banco de dados atualizado.
2. CFOP inadequado (Código Fiscal de Operações)
Erro: Usar CFOP de “operação interna” em uma venda interestadual.
Consequência: Tributação incorreta; possível glosa de crédito de ICMS pelo cliente; multa de até 150% do ICMS devido.
Como evitar: Valide o CFOP conforme o tipo de operação (interna, interestadual, devolução, etc.). Consulte o manual de CFOP se tiver dúvida.
3. Código de classificação de produto (NCM) errado
Erro: Informar NCM de eletrônico para um produto químico.
Consequência: Alíquota ICMS incorreta; rejeição ou multa posterior.
Como evitar: Use a tabela NCM oficial do governo (pesquise por “NCM consulta”). Alguns emissores possuem banco de dados integrado.
4. Omissão de tributos obrigatórios
Erro: Não informar CST (Código de Situação Tributária) ou CSOSN (para Simples).
Consequência: Rejeição pela SEFAZ; impossibilidade de usar crédito fiscal.
Como evitar: Familiarize-se com a tributação do seu regime (Simples, Lucro Real, etc.). Muitos softwares pagos preenchem automaticamente.
5. Numeração sequencial incorreta ou duplicada
Erro: Emitir duas notas com o mesmo número; pular números.
Consequência: Rejeição; multa por falta de sequência.
Como evitar: Use sempre o software emissor (ele controla a sequência automaticamente). Nunca emita nota manualmente.
6. Certificado digital expirado ou inválido
Erro: Tentar emitir com certificado vencido há 3 meses.
Consequência: Nenhuma nota é aceita; operação paralisada.
Como evitar: Monitore a validade do seu certificado. Renove 30 dias antes do vencimento.
7. Cadastro desatualizado na SEFAZ
Erro: Sua IE mudou, ou você abriu nova filial, mas não comunicou à Secretaria da Fazenda.
Consequência: Notas rejeitadas; inconsistências que bloqueiam operações futuras.
Como evitar: Sempre que houver mudança cadastral (razão social, endereço, atividade econômica), comunique à SEFAZ imediatamente.
O que muda a partir de janeiro de 2026?
A Reforma Tributária do Consumo (IBS e CBS) impacta a emissão de notas. Aqui está o que você precisa saber:
Para Regime Normal (Lucro Real/Presumido):
A partir de 1º de janeiro de 2026, as NF-e e NFC-e precisam incluir os campos de IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços). Esses tributos ganham valor jurídico, ou seja, não são mais opcionais.
O que você deve fazer agora:
- Verifique se seu software emissor já está atualizado para a Nota Técnica 2025.002
- Treine sua equipe nos novos campos
- Faça testes em homologação a partir de novembro/dezembro de 2025
Para Simples Nacional e MEI:
Até 2026, a obrigatoriedade do IBS/CBS fica para 2027. Ou seja, você continua emitindo normalmente por enquanto.
Para NFS-e (Serviços):
A partir de janeiro de 2026, a NFS-e em padrão nacional torna-se obrigatória em todos os municípios. Isso reduz custos para empresas que atuam em vários estados/cidades.
Perguntas Frequentes sobre como emitir nota fiscal eletrônica
Confira a seguir as dúvidas mais comuns sobre como emitir nota fiscal eletrônica
P: É obrigatório emitir NF-e? Quem está dispensado?
Sim, para a maioria das operações. Estão dispensados: pequenos produtores rurais em certos casos, vendedores ocasionais (mediante NFA), e algumas operações específicas. MEI obrigatoriamente emite. Consulte sua SEFAZ para situações especiais.
P: Posso emitir NF-e sem certificado digital?
Não. O certificado é obrigatório por lei para assinar digitalmente a nota. Sem ele, é impossível cumprir a exigência fiscal. A única alternativa é a Nota Fiscal Avulsa, mas com limitações.
P: Qual é o prazo para emitir a nota após a venda?
A NF-e deve ser emitida na mesma data da operação comercial (dia da venda ou serviço prestado). Emitir com data retroativa (dias depois) é irregularidade fiscal.
P: Minha nota foi rejeitada. O que fazer?
Verifique a mensagem de erro retornada pela SEFAZ. Os softwares mostram qual campo está errado. Corrija e reemita. Se continuar rejeitando, contate o suporte técnico ou a SEFAZ do seu estado.
P: Quanto tempo leva para a SEFAZ autorizar a nota?
Geralmente segundos a minutos. Se ultrapassar 1 hora sem resposta, há problema de conectividade ou sistema da SEFAZ sobrecarregado. Refaça a transmissão.
P: Qual é a multa se emitir NF-e com erro?
Depende do erro. Erros pequenos (digitação) podem não resultar em multa se corrigidos via Carta de Correção. Erros graves (CFOP errado, NCM errado) resultam em multas de 75% a 150% do valor do imposto devido. Não pague imposto errado.
P: Preciso emitir nota fiscal para operações em contingência (sem internet)?
Sim. Você pode emitir Nota Fiscal de Contingência (NFC-e com código CSC) manualmente e depois transmitir quando a internet voltar. O software orienta este processo.
Conclusão
Emitir nota fiscal eletrônica é um processo que exige atenção, mas está ao alcance de qualquer empreendedor. Os requisitos são claros: certificado digital, CNPJ, credenciamento e um software. Os erros são evitáveis com cuidado ao preencher dados e revisão antes de transmitir.
O cenário de 2026 traz mudanças (IBS/CBS), mas nada que assuste quem já opera regularmente. Softwares confiáveis já estão se atualizando. O importante é você estar preparado.
Sua ação agora:
- Se ainda não possui certificado digital, adquira um (R$ 170–250, válido por 1 ano)
- Se não está credenciado na SEFAZ, faça o cadastramento em poucos minutos
- Escolha um software (gratuito ou pago) e teste em homologação
- Emita sua primeira nota de teste para ganhar confiança
- A partir daí, integre ao seu fluxo de vendas
Dúvidas persistem? Procure a SEFAZ do seu estado ou um consultor fiscal. O investimento em clareza fiscal é o melhor investimento para a saúde do seu negócio.
